Política y Términos
Última actualización: julio de 2026. Lea este documento antes de utilizar Académico.
1. Términos de Uso
Descripción del servicio
Académico es un sistema integral de gestión académica SaaS (Software como Servicio) diseñado para instituciones educativas del Ecuador. Permite administrar estudiantes, docentes, representantes, períodos académicos, asistencia, calificaciones, planificación de franjas horarias y comunicación institucional.
Uso aceptable
El acceso al sistema está restringido a las instituciones educativas contratantes y a los usuarios habilitados por ellas (administradores, colaboradores, docentes y representantes). Queda prohibido cualquier uso que viole la legislación ecuatoriana vigente, que infrinja derechos de terceros, que comprometa la seguridad de la plataforma o que divulgue información confidencial de estudiantes y familias a personas no autorizadas.
Cuentas institucionales y de usuario
Cada institución es responsable de gestionar los accesos de su personal. Los administradores institucionales deben revocar inmediatamente el acceso de usuarios que dejen de pertenecer a la institución. Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de notificar cualquier acceso no autorizado al correo de soporte.
Propiedad intelectual y de los datos
El código fuente, el diseño y la arquitectura de Académico son propiedad de sus desarrolladores. Los datos académicos ingresados por la institución (estudiantes, calificaciones, fichas, etc.) son propiedad exclusiva de la institución. Académico únicamente los almacena y procesa para prestar el servicio contratado, sin utilizarlos para ningún otro fin.
Disponibilidad del servicio
Nos comprometemos a mantener una disponibilidad razonable del servicio. Podremos realizar ventanas de mantenimiento programado con aviso previo. No nos hacemos responsables de interrupciones causadas por factores externos (cortes de internet, fuerza mayor). Se recomienda realizar respaldos periódicos de los reportes generados.
Modificaciones a los términos
Nos reservamos el derecho de actualizar estos términos. Los cambios sustanciales serán notificados por correo electrónico al administrador de la institución con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio implica la aceptación de los términos vigentes.
2. Política de Privacidad
Datos que recopilamos
- Datos de acceso: correo electrónico, nombre y fotografía de perfil (si usa Google OAuth); dirección IP y agente de navegador para auditoría de seguridad.
- Datos institucionales: información de la institución, sedes, períodos académicos y catálogo de materias.
- Datos de estudiantes: nombres, cédula o código, fecha de nacimiento, datos de contacto, historial académico, asistencia y calificaciones.
- Datos de representantes: nombres, cédula, celular, correo electrónico y datos de facturación (para la ficha de inscripción).
- Comunicaciones: novedades y mensajes intercambiados entre representantes e institución dentro de la plataforma.
Finalidad del tratamiento
Los datos se utilizan exclusivamente para: prestar el servicio de gestión académica, autenticar sesiones, generar reportes y fichas en PDF para uso interno de la institución, enviar notificaciones operativas y cumplir con obligaciones legales aplicables. No vendemos, cedemos ni comercializamos datos personales a terceros.
Terceros que procesan datos
- Google (Firebase Cloud Messaging): envío de notificaciones push a la app móvil de representantes. Opcional; el sistema funciona sin este servicio.
- Google OAuth: autenticación opcional. Solo se usan nombre y correo; no accedemos a otros datos de la cuenta Google.
- Proveedor de infraestructura: los servidores se encuentran en infraestructura con medidas de seguridad adecuadas. Los datos no salen de las instalaciones contratadas salvo los casos indicados.
3. Protección de Datos Personales — LOPDP Ecuador
Académico cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), publicada en el Registro Oficial Suplemento N.° 459 del 26 de mayo de 2021 y en plena vigencia desde mayo de 2023. A continuación detallamos cómo aplicamos sus disposiciones:
Principios que aplicamos (Art. 10 LOPDP)
- Licitud y lealtad: tratamos datos únicamente con base legal válida: ejecución del contrato de servicio con la institución y, cuando aplica, el consentimiento del representante legal del estudiante.
- Finalidad: los datos se recogen para fines académicos determinados, explícitos y legítimos; no se procesan de manera incompatible con esos fines.
- Minimización: solicitamos únicamente los datos necesarios para la gestión académica. No recopilamos datos sensibles no justificados.
- Exactitud: los administradores institucionales pueden actualizar y corregir los datos en cualquier momento desde el sistema.
- Limitación del plazo de conservación: los datos se conservan mientras la institución mantenga el servicio activo. Ante solicitud de baja, se eliminan en un plazo máximo de 30 días.
- Integridad y confidencialidad: implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra acceso, alteración, pérdida o destrucción no autorizados.
Derechos ARCOP del titular (Arts. 20–25 LOPDP)
El titular de los datos (o su representante legal) puede ejercer ante nosotros los siguientes derechos:
Acceso
Conocer qué datos personales suyos tratamos, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.
Rectificación
Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Cancelación / Eliminación
Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad que justificó su tratamiento.
Oposición
Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, incluyendo el no ser objeto de decisiones automatizadas.
Portabilidad
Recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, para trasladarlos a otro responsable del tratamiento.
¿Cómo ejercer estos derechos? Envíe su solicitud por escrito al correo [email protected] indicando su nombre, cédula y el derecho que desea ejercer. Daremos respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles, conforme a lo establecido en la LOPDP.
Notificación de brechas de datos (Art. 40 LOPDP)
En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) en un plazo máximo de 72 horas desde que tengamos conocimiento del incidente, conforme a lo dispuesto en el Art. 40 de la LOPDP. Igualmente, notificaremos a los titulares afectados cuando el incidente suponga un alto riesgo para sus derechos.
Autoridad de control
Si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la LOPDP, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), organismo de control competente en la República del Ecuador.
4. Datos de Menores de Edad
Académico gestiona datos de estudiantes que pueden ser menores de edad. Aplicamos medidas reforzadas para la protección de sus datos, en cumplimiento del Código de la Niñez y Adolescencia del Ecuador y la LOPDP:
- El ingreso de datos académicos de un menor se realiza a través de la institución educativa, que actúa como responsable de la relación con el representante legal.
- El representante legal tiene acceso a la información académica de su representado a través del portal de representantes y de la aplicación móvil, previa verificación de identidad.
- El acceso a datos de estudiantes está estrictamente segmentado por institución y sede; ningún usuario de una institución puede ver datos de estudiantes de otra institución.
- No se recopilan datos sensibles de menores más allá de los estrictamente necesarios para la gestión académica.
- El representante legal puede solicitar en cualquier momento el acceso, rectificación o eliminación de los datos de su representado, conforme a los derechos ARCOP descritos en la sección anterior.
5. Seguridad de la Información
Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:
Cifrado en tránsito
Todas las comunicaciones entre el navegador/app y el servidor utilizan HTTPS/TLS.
Contraseñas protegidas
Las contraseñas se almacenan con hash bcrypt. Nunca se guardan en texto plano.
Autenticación de dos factores (2FA)
Disponible para todos los usuarios mediante OTP por correo o app TOTP (Google Authenticator).
Aislamiento por institución
Cada institución accede únicamente a sus propios datos. El acceso entre instituciones es técnicamente imposible.
Control de acceso por roles
Cada usuario accede solo a las funciones y datos que corresponden a su rol (administrador, docente, representante).
Retención y eliminación
Los datos de cuentas inactivas se conservan 30 días en estado de «baja» antes de su eliminación definitiva.
7. Contacto y Ejercicio de Derechos
Para ejercer los derechos ARCOP, reportar un incidente de seguridad o realizar cualquier consulta sobre el tratamiento de sus datos personales, contáctenos por los siguientes medios:
Tiempo de respuesta
Las solicitudes de ejercicio de derechos serán atendidas en un plazo máximo de 15 días hábiles, conforme al Art. 20 de la LOPDP. En casos complejos, el plazo puede extenderse por igual período con notificación previa al solicitante.
¿Tiene preguntas sobre el sistema? Contáctenos.
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